ความรู้ที่ได้รับ
ระเบียบงานสารบรรณ และการเขียนหนังสือราาชการ
หน้าที่งานสารบรรณ
1. การจัดทำ
2. การรับ
3. การส่ง
4. การเก็บรักษา
5. การยืม
6. การทำลาย
การจัดทำสำเนา
สำเนาคู่ฉบับ
จัดทำพร้อมต้นฉบับ เก็บไว้กับเจ้าของเรื่อง ผู้ร่าง ผู้พิมพ์ ผู้ตรวจ ลงชื่อไว้ด้านล่างของหนังสือ
สำเนา
มีคำรับรองว่าสำเนาถูกต้อง เจ้าหน้าที่ระดับ 2 ขึ้นไป รับรองสำเนาเก็บไว้
ชนิดของหนังสือราชการ
1. หนังสือภายนอก คือ หนังสือภายนอกราชการ เป็นหนังสือพิธีการ ใช้กระดาษตราครุฑ (หนังสือครุฑหรือหนังสือกลาง)
2. หนังสือภายใน คือ หนังสือภายในกระทรวงและจังหวัดเดียวกัน เป็นหนังสือพิธีการน้อย ใช้กระดาษบันทึกข้อความ
3. บันทึก คือ หนังสือต่ำกว่ากรมลงมาใช้กระดาษบันทึกข้อความหรือกระดาษอื่นๆ
4. หนังสือประทับตรา คือ หนังสือที่ใช้กระดาษตราครุฑ ใช้กรณีเอกสารไม่สำคัญ เช่น เอกสารประทับตราแทนการลงชื่อหัวหน้าส่วนราชการ คำขึ้นต้นมีเฉพาะคำว่า "ที่" และ "ถึง" ไม่มีคำลงท้าย
5. หนังสือสั่งการ เป็นหนังสือประเภท หนังสือคำสั่ง ระเบียบ ข้อบังคับ
6. หนังสือประชาสัมพันธ์ เป็นหนังสือประเภท ประกาศ แถลงการณ์ ข่าว
7. หนังสือที่จัดทำขึ้นหรือรับไว้เพื่อเป็นหลักฐานทางราชการ
ปัญหาในการเขียนหนังสือราชการ
1. ความคิด
2. ยืดยาว เยิ่นเย้อ
3. รู้เรื่องคนเดียว
4. ขาดการประเมิน
หลักการเขียนเนื้อหา
1. ปัญหา
2. ข้อเท็จจริง
3. ข้อพิจารณา
4. ข้อเสนอ
การเขียนรายงานการประชุม
ปัญหาในการเขียนรายงานการประชุม
1. ไม่รู้วิธีดำเนินการประชุมที่ถูกต้อง
2. ไม่รู้จะจดอย่างไร
3. ขาดทักษะในการจับประเด็นและสรุปความ
4. การใช้ภาษาในการจด
ประโยชน์ของรายงานการประชุม
1. เป็นหลักฐานการปฎิบัติงาน
2. เป็นเครื่องมือในการติดตามงาน
3. ใช้อ้างอิง
4. เป็นแหล่งข้อมูลข่าวสาร
การนำความรู้ที่ได้ไปใช้
สามารถเขียนรายงานการประชุมที่ถูกต้องตามหลักของหน่วยงานราชการ ซึ่งแบบฟอร์มรายงานการประชุมสามารถเขียนได้ดังนี้
รายงานการประชุม.....................................................(ชื่อหน่วยงาน)
ครั้งที่.......................................
เมื่อวันที่.................................
ณ...........................................
ผู้มาประชุม....................................................................(ผู้มีสิทธิในการประชุมครั้งนั้น)
ผู้ไม่มาประชุม................................................................
ผู้เข้าร่วมประชุม..............................................................
เริ่มประชุมเวลา.............................................................
ประธานกล่าวเปิดการประชุม........................................
ระเบียบวาระที่ 1 (เรื่อง ประธานแจ้งให้ที่ประชุมทราบ)
วิธีการเรียนวาระที่ 1
หัวข้อเรื่อง
บุคคลนำเข้า
เนื้อหา
บทสรุป ที่ประชุมรับทราบ
ระเบียนวาระที่ 2 (เรื่อง การรับรองรายงานการประชุมประธานมีหน้าที่นำการประชุม)
วิธีการเขียน
ประธานได้เสนอร่างรายงานการประชุมครั้งที่........เมื่อวันที่..............ให้ที่ประชุมพิจารณา
ที่ประชุมพิจารณาแล้วรับรองรายงานการประชุม โดยไม่มีการแก้ไข หรือ แก้ไขดังนี้......................................................
ระเบียบวาระที่ 3 (เรื่อง ที่เสนอให้ที่ประชุมทราบ เลขานุการมีหน้าที่นำการประชุม) เรื่องที่นำเข้ามีดังนี้
- รายงานผลการปฎิบัติงานที่สืบเนื่องจากการประชุมคร้งที่แล้ว
- เรื่องที่สำคัญ หรือ บุคลากรต้องปฎิบัติ
- เรื่องที่น่าสนใจ
ระเบียบวาระที่ 4 (เรื่องที่เสนอให้ที่ประชุมพิจารณา เลขานุการมีหน้าที่นำเสนอการประชุม)
วิธีการเขียน
หัวข้อเรื่อง
ผู้นำเข้า
เนื้อหาให้ประกอบด้วย
- ประเด็นปัญหา และ ผลกระทบ
- ข้อเท็จจริง
- ข้อคิดเห็น
- ข้อเสนอ
- มติที่ประชุม
ระเบียบวาระที่ 5 เรื่องอื่นๆ (ถ้ามี)
- เป็นเรื่องด่วนและสำคัญ
- เกิดขึ้นหลังจากที่ออกหนังสือเชิญร่วมประชุมไปแล้ว
- เรื่องแจ้งทราบ พิจารณารับรองราบงานการประชุม และนัดหมายเป็นเรื่องด่วน และสำคัญ
ประธานกล่าวปิดการประชุม...................................................................................
เลิกประชุมเวลา...........................
..............................................................
(ผู้จดรายงานการประชุม)
ระเบียบวาระละเอียดมากค่ะ อ่านแล้วเข้าใจง่าย
ตอบลบเนื้อหาละเอียด ดีค่ะ การจัดเรียงก็ดี ดูแล้วสบายตาดีค่ะและอ่านแล้วเข้าใจได้ง่ายด้วยค่ะ
ตอบลบสรุปเนื้อหาได้ดีครับ เข้าใจง่ายและเป็นประโยชน์แก่ผู้อื่นได้ดี
ตอบลบมีการแจกแจงเนื้อหา ตัวอย่าง ทำให้อ่านแล้วเข้าใจง่ายดีค่ะ
ตอบลบเนื้อหาละเอียดเข้าใจง่ายค่ะ
ตอบลบ